Todos contamos con las mismas 24 horas, pero dependiendo de cómo administramos ese tiempo, de cómo realicemos las tareas, en qué orden las llevemos a cabo y de nuestro esfuerzo y predisposición podemos hacer que esas horas se tornen o no a nuestro favor.

Estamos hablando de realizar una mejor gestión del tiempo, de trabajar de manera más inteligente, saber priorizar e, incluso, saber decir “no” cuando sea necesario.

Primeramente, es necesario que conozcas los motivos que te conducen a disminuir la eficiencia en tu trabajo, después incrementa tu productividad con estos consejos para gestionar el tiempo.

Qué conlleva a una pésima gestión del tiempo

Una deficiente gestión del tiempo en el trabajo conduce a incrementar las horas extraordinarias, a tener proyectos incompletos, a incumplir con plazos, a la insatisfacción del cliente y hasta a la pérdida de éstos. Y cuando esto sucede, los errores que puedes estar cometiendo son los siguientes:

• No identificar previamente los objetivos, así como las tareas claves que debes ejecutar para alcanzarlos.

• La falta de organización del trabajo. Al terminar una actividad y no saber de antemano cuál le sigue constituye una de los principales motivos de una deficiente gestión del tiempo.

• La comunicación no efectiva. La deficiente o falta de comunicación en el entorno de trabajo, con los compañeros, empleados o clientes, puede crear malos entendidos.

• No emplear herramientas tecnológicas que faciliten la organización de tareas, permitan compartir información y ofrezcan un canal fluido para la comunicación, además de aquellas que ayuden en la ejecución de las tareas y en la coordinación de proyectos. Como puede ser una intranet.

• Aplazar las tareas más complejas o que resulten desagradables.

Estos errores son causa común de una pésima gestión del tiempo. Pero también existen factores que pueden distraer nuestra atención sobre la actividad que debemos realizar prioritariamente, son pequeños ladrones del tiempo que también pueden afectar negativamente nuestra productividad.

Entre estos factores de distracción se encuentran: atender llamadas o visitas imprevistas, las reuniones sin objetivos claramente definidos, el correo electrónico no organizado y segmentado, etc.

Consejos para gestionar el tiempo en el trabajo

La gestión del tiempo en el trabajo puede llegar a convertirse en un desafío, porque implica tomar en cuenta las necesidades propias, los requerimientos del proyecto y lo que necesita el equipo en general.

Pero siempre es posible mejorar nuestras habilidades en la gestión del tiempo, y una de las formas es a través de los siguientes 7 consejos:

Realiza un auditoria de tu tiempo

Es una de las actividades para aprender a gestionar el tiempo más importante, porque te ayudará a conocer cuánto tiempo te lleva ejecutar ciertas tareas y qué hora del día eres más productivo.

Consiste en detectar en qué gastas el tiempo, realizando el seguimiento a todas tus actividades diarias dentro del trabajo y determinando el tiempo empleado eficazmente y el tiempo que pierdes en actividades improductivas.

Establece los objetivos

Antes de comenzar el día, una actividad o un proyecto, es preciso que establezcas previamente cada uno de los objetivos que deseas alcanzar, pero deben ser metas realistas y en función de lo que el equipo realmente puede producir.

Por esto, junto con los objetivos también es necesario establecer las actividades que deben ejecutarse.

Determina la importancia de cada tarea

Una importante actividad para aprender a gestionar el tiempo adecuadamente es establecer el orden de prioridad de cada una de las tareas por hacer. Para esto es importante que identifiques:

• Las tareas importantes y urgentes. Son las que debes realizar de inmediato.

• Las que son importantes, pero no urgentes. Tienen suma importancia, pero no requieren una atención inmediata. Son las que debes desarrollar en la mayor parte del tiempo.

• Las urgentes, pero no importantes. Son tareas que, generalmente, son imprevistas y que conducen a desorganizar la planificación. Por lo tanto, minimízalas lo más que puedas.

• Las que no son urgentes ni importantes. Elimina estas tareas, no producen ningún valor al trabajo.

Establece fechas límites y realiza un cronograma de trabajo

Una buena gestión del tiempo en el trabajo también necesita conocer la capacidad del equipo para establecer las fechas límites, tanto para finalización de cada actividad como para la culminación total del proyecto.

Para marcar un ritmo constante y productivo, es esencial realizar un cronograma de trabajo. Es una representación visual del conjunto de actividades en función del tiempo que estimes para cada una, y una excelente forma de completar las tareas pendientes.

Programa el tiempo  marcar un ritmo constante y productivo de descanso

Uno de los más sabios consejos para gestionar el tiempo óptimamente es saber cuándo es necesario descansar.

Así que cuando termines una tarea debes tomar un pequeño descanso, levántate de la silla, toma un café, medita, recargar energías y vuelve al ruedo para la próxima actividad. Por supuesto, toma en cuenta estos descansos cuando calcules el tiempo para cada actividad.

Di “no” cuando sea necesario

Cuando las actividades o tareas que te soliciten superan tu capacidad o la cantidad de tiempo del que puedes disponer, mientras no sean urgentes e importantes, no debes dudar en rechazarlas o programarlas para otro día.

Saber cuándo decir “no” también es un valioso consejo para gestionar el tiempo.

Planifica las reuniones

La clave para que las reuniones no sean un factor distractor de una buena gestión del tiempo es planificarlas previamente.

Debes establecer el objetivo de la reunión, determinar los puntos a tratar y, si es posible, enviar a los asistentes la información previa y documentos que necesiten para la reunión. Es la única manera de que la reunión sea productiva y se lleve a cabo solo en el tiempo necesario.

Otro importante consejo para gestionar el tiempo es que identifiques los elementos o factores que roban tu atención y empieces a eliminarlos. Por ejemplo, desactiva las redes sociales, no respondas mensajes de texto, trabaja a puerta cerrada y limita las interrupciones, como las llamadas.

Además, para una buena gestión del tiempo y poder concentrarte en las tareas programadas, en el trabajo o en la vida personal, también es necesario mantenerte sano. Así que, es vital ejercitar tu cuerpo, comer saludable y dormir las horas suficientes.

También es preciso contar con un programa informático que centralice la información, para hacerla accesible a todos los equipos y que la comunicación sea eficaz en cada proyecto. En esto te ayudamos. Contáctanos, en Intranet Zenter te ayudamos a alcanzar los objetivos planificados.