Es importante concienciarnos que la productividad es mucho más que la resolución de tareas y problemas de forma eficiente. Ser una persona productiva es tener una actitud ganadora y emprendedora ante la vida. Es saber lo que se debe hacer para seguir el camino de nuestros objetivos, y hacerlo.

Pero hacerlo con constancia, con compromiso y con responsabilidad hacia nosotros mismos. Por supuesto, sabiendo gestionar el tiempo para obtener el mejor resultado posible.

Por fortuna, siempre puedes lograr el aumento de tu productividad laboral o personal. Para hacerlo es importante seguir ciertos pasos que te ayudarán a enfrentar todas las actividades del día a día, o el nuevo proyecto que decidas emprender.

Paso 1. Identifica las tareas a realizar

Es importante la planificación de las actividades que debes realizar. Primero identifica cuáles son los objetivos que deseas o necesitas alcanzar. En base a ello, determina las tareas diarias a ejecutar.

Dentro de ese listado prioriza cada tarea, determinando:

• Las tareas urgentes, las que debes hacer inmediatamente.

• Las tareas importantes, las que pueden esperar un poco para ser realizadas.

• Las tareas que puedes o debes delegar, ya sea porque otra persona es más hábil o porque reconoces que no tienes las competencias necesarias.

Paso 2. Asigna lapsos de tiempo

Después de hacer el listado de las tareas pendientes, asigna el tiempo que debes invertir en cada actividad. Puedes anotar el tiempo por minutos o por horas, el nivel de detalle dependerá de lo que sea más cómodo para ti.

Apunta el tiempo real que has gastado en cada tarea y compáralo con el tiempo que habías planificado. Este análisis de los resultados es importante para descubrir qué tarea te ocupa el mayor tiempo, cómo reasignar tu tiempo y cómo ajustar las actividades diarias.

Paso 3. Haz primero lo más difícil

Dentro de las tareas urgentes, comienza por las más difíciles. Normalmente, en las primeras horas del día nuestra mente tiene mayor concentración, energía y predisposición a resolver, sin problemas, las tareas que tienen mayor complejidad.

Por supuesto, las horas del día que escojas serán en función del tipo de trabajo que tengas. Pero siempre, el hacer y terminar primero las tareas difíciles te hará sentir con menos cargas durante el resto del tiempo.

Paso 4. Concéntrate en lo que estás haciendo

Si realizas varias tareas al mismo tiempo, también estás dispersando tu concentración. Entonces, enfócate en una tarea a la vez y aléjate de cualquier distracción que te robe la concentración y el tiempo. Por ejemplo:

• No te distraigas con el teléfono, con las redes o con charlas con colegas.

• Ordena tu ambiente de trabajo.

• Mantén visible tu listado de tareas del día.

Por supuesto, tampoco se trata de crear una rutina agotadora. Crea un ambiente de trabajo en el que te sientas a gusto, pero sin distracciones infructuosas.

Paso 5. Toma períodos de descanso

Si tu mente está trabajando, también necesita períodos de descanso. De esta forma consigues el aumento de la productividad del trabajo o a nivel personal.

Pero cuidado, no significa que te desentenderás de toda la actividad. Significa que, cada cierto tiempo, aproximadamente cada 2 horas, puedes tomarte un pequeño break para relajar tu mente. Aprovecha esos minutos para revisar tu teléfono móvil, tomar agua o café o intercambiar ideas con algún colega.

Paso 6. Elabora un listado con las tareas imprevistas

Siempre van a surgir tareas imprevistas. Y dependiendo de la clase de trabajo en el que te desenvuelvas, pueden ser muchas o pocas. Lo ideal es elaborar otro listado con este tipo de tareas.

Si la tarea imprevista es fácil, puedes realizarla en los momentos de menor energía. Si la tarea imprevista es urgente o se realiza en pocos minutos, debes ejecutarla de inmediato.

Paso 7. Deshazte de las limitaciones mentales

Enfócate en tus habilidades y tu potencial para la resolución de tareas. Es la mejor manera de eliminar esas barreras mentales que solemos crear nosotros mismos. Piensa en grande, supera tus propias expectativas.

Revisa tu mente y deshazte de todo pensamiento negativo que pueda estar limitándote. Recuerda, el ingrediente principal para la mejora de la productividad es la actitud positiva frente a la vida.

Paso 8. Mejora tus habilidades de gestión

Como líder de equipo o de empresa debes contar con ciertas habilidades de gestión, como la organización de equipos, la planificación a gran escala, saber motivar, saber escuchar, practicar una comunicación efectiva y sinérgica…

Pero siempre procura la mejora constante en cada una de estas habilidades, por medio de la autoevaluación y de la formación intelectual.

También puedes usar herramientas CMS que te permitan avanzar más rápido en la publicación de contenido online como WordPress para tu página corporativa o PrestaShop si tu negocio implica la venta de productos.

Paso 9. Analiza tus avances y celébralos

Registra el tiempo que te ha tomado cada tarea y compáralo con el tiempo de los días anteriores. También registra el tiempo en el que ejecutas las tareas imprevistas, porque es el tiempo en que analizas y resuelves un suceso inesperado.

Así puedes analizar y medir el aumento de tu productividad, personal o laboral. Realiza esto al final del día o de la semana. Pero es importante, porque el poder cuantificar tu avance también genera motivos para seguir mejorando, te genera una actitud entusiasta y positiva, tan necesaria en las personas productivas.

Paso 10. Hazlo mejor que ayer

Si hay algo que acelera el aumento de la productividad es competir, pero contigo mismo. Sí, mide tus avances y supéralos. Cuando inicies un nuevo día o un nuevo proyecto, hazlo mejor de lo que pudiste hacerlo ayer.

Para aumentar tu productividad y eficiencia debes tener la constancia y, por supuesto, la paciencia, para superar tus propios resultados.

Desarrolla una actitud positiva, cree en ti, cree en tus aptitudes y habilidades. Cuando actúas y realizas tus actividades con energía y actitud ganadora se abren los canales de comunicación, creas un círculo positivo, colaborativo y productivo.

Y ser productivo, definitivamente, te genera un balance en tu vida personal y laboral. Puedes tomar las mejores decisiones y gozar del tiempo de esparcimiento.

Para mejorar la productividad de la empresa también cuentas con programas informáticos que te ayudarán a gestionar mejor el tiempo y a alcanzar los objetivos. Con Intranet Zenter puedes centralizar toda la información y hacer que fluya la comunicación entre equipos.