El pasado 12 de mayo de 2019 ha entrado en vigor la nueva normativa de trabajo que establece la obligatoriedad de las empresas a implantar un sistema eficaz que permita llevar un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores.
El Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo (Ref. BOE-A-2019-3481) modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores añadiendo el apartado 9, por el que se establece la obligatoriedad de un registro diario de la jornada.
Por este motivo, las empresas deberán establecer herramientas o software para registrar el inicio y fin de la jornada laboral de sus trabajadores, así como las pausas o descansos, midiendo así las horas efectivas de trabajo. Una vez puestos los medios, la responsabilidad del fichaje recae sobre el trabajador, salvo causa de fuerza mayor.
Este nuevo decreto favorece tanto al trabajador como a la empresa. Al trabajador porque se verán fácilmente plasmadas las horas extraordinarias posiblemente realizadas, y a la empresa, ya que ésta puede conocer y quizá sancionar retrasos o ausencias injustificadas.
El software utilizado para el fichaje debe ser totalmente fiable y no manipulable, así como incorporar la posibilidad de realizar comentarios sobre cada jornada por parte del trabajador. Esto resulta muy útil para éste pueda explicar olvidos o retrasos a la hora registrar tanto entradas como salidas.
También resulta de vital importancia el cumplimiento de la Política de Protección de Datos (LOPDGDDy RGPD), por lo que, en Intranet Zenter, hemos habilitado un checkbox que permite aceptar estas políticas legales antes de acceder a la herramienta. Los datos almacenados sobre la actividad horaria de cada empleado, serán considerados datos de carácter personal del trabajador.
La norma explica que los datos deben mantenerse durante, al menos, 4 años, y que la falta de registro diario de la jornada laboral podría indicar que el trabajador está realizando horas extraordinarias, pudiendo derivar responsabilidades en materia de prevención de riesgos laborales.
Funcionalidades específicas para cumplir con la normativa
En Intranet Zenter hemos incorporado el módulo “Control de asistencia” dentro del ya conocido “Portal del empleado”. Para que tu empresa pueda cumplir fácilmente con la nueva normativa de trabajo, en concreto, hemos añadido las siguientes funcionalidades:
- Vista diaria y mensual de asistencia
- Filtro por fecha y empleado
- Control de asistencia por detección de IP
- Resumen de jornada: fecha y hora de entradas, pausas y salidas
- Cómputo del tiempo diario trabajado
- Aprobación diaria de jornada por parte del empleado y comentarios sobre la misma
- Informe semanal con aprobación mediante firma del empleado
- Descarga de informe mensual de asistencia en PDF con detalle de las horas extraordinarias trabajadas (en su caso)
- Configuración de la jornada para cada empleado (Ej: 8 horas de lunes a viernes)
- Cierre automático de jornada en caso de olvido (Ej: tras una jornada superior a 10 h.)
Ten en cuenta que los registros podrán ser demandados en cualquier momento tanto por los agentes sociales, los representantes legales, la Inspección de Trabajo o bien por orden judicial. En caso de incumplirse la obligación, la Inspección de Trabajo emitirá acta de infracción, pudiendo llegar a sancionar con 6.250 €.