La gestión del tiempo implica decidir, planificar y utilizar inteligentemente el tiempo que tenemos a nuestra disposición. Y su fin es el de aprovechar al máximo cada minuto, lograr más rápido nuestros objetivos y gozar de una vida más organizada y saludable.

Así que, cuando gestionamos eficientemente nuestro tiempo, también estamos siendo capaces de controlar nuestra propia vida. ¿Cómo lograrlo? Bueno, realmente cada persona distribuirá e invertirá su tiempo según sus propios intereses, metas y criterio.

Pero, de forma general, existen algunas claves y herramientas que, haciéndonos conscientes de ellas y aplicándolas con determinación y constancia, son fundamentales en la gestión del tiempo de todos nosotros.

7 claves para gestionar eficazmente el tiempo

Como sabes, el tiempo es la herramienta más valiosa que tenemos. Pero según lo sepamos o no administrar, dependerá que podamos usarlo para nuestro provecho o se convierta en nuestro más ferviente enemigo.

Por suerte, podemos poner en práctica algunos consejos que, independientemente de la actividad a la que te dediques, te ayudarán a cumplir tus objetivos.

1 Determina tus objetivos

Es primordial que establezcas cada uno de los objetivos que deseas alcanzar y definas en cuánto tiempo deseas verlos materializados: corto, mediano o largo plazo.

Puedes realizar una línea de tiempo, para incluir y distribuir cada uno de tus objetivos. Es una forma gráfica que te ayudará tanto a visualizarlos como a dirigir tus esfuerzos y energía para lograrlos.

2 Diseña y cumple una rutina diaria

Es verdad que pueden surgir imprevistos a lo largo del día, pero si creas y cumples un plan con las actividades que debas realizar a diario, también lograrás culminar tus tareas rápidamente. Para diseñar el plan debes seguir algunos criterios:

• Establece límite de tiempo para cada una de las tareas que debes realizar.

• Incluye las actividades que realmente puedas cumplir en el día.

• Programa cada actividad, amoldándolas a tus horarios naturales. Por ejemplo, respetando tus horas de descanso.

• Cumple con constancia la rutina diaria que has creado en el plan.

3 Prioriza tus tareas

Con el fin de ser más productivo y aligerar la carga, entre las actividades diarias que has programado debes identificar:

• Qué actividades son urgentes. Aquí están las que debes realizar inmediatamente, porque postergarlas puede traerte problemas emocionales o económicos.

• Qué tareas son importantes. En este grupo están las tareas que son necesarias, pero pueden esperar para ser resueltas.

• Cuáles son las tareas que puedes delegar. En este grupo están las tareas que requieren alguna habilidad o conocimiento para ser resueltas, pero sabes que: o no tienes dominio en esa área o reconoces que otra persona es más hábil que tú para solucionarla.

4 Concéntrate en la actividad que estés realizando

Enfoca tu mente y cuerpo en una tarea a la vez. Después de terminarla pasa a la siguiente. Puede ser que hagas bien varias actividades a la vez, pero de este modo también se dispersa tu atención o concentración.

Por lo tanto, lo más recomendable para sacar el máximo de nuestra energía y concentración, es realizar una tarea cada vez. Puedes seguir estas recomendaciones:

• Agrupa las tareas que se asemejen.

• Cumple, de manera consecutiva, las actividades similares.

5 Mantén un entorno ordenado

Conserva un ambiente ordenado, tanto en el espacio físico como en el escritorio o ambiente de tu ordenador. Te ayudará a elevar tu concentración y optimizar tu tiempo. Por ejemplo, puedes:

• Organizar todo en carpetas con nombres fácilmente identificables para ti.

• Eliminar todos los objetos o documentos que sean inútiles.

• Crear notas completamente legibles.

6 Aléjate de la procrastinación

El poner excusas y postergar continuamente la ejecución de tareas es el primer paso para que se acumulen las actividades por hacer, te sientas abrumado y, al final, el tiempo no te alcance.

Cuando intentes posponer alguna actividad, debes analizar el por qué lo estás haciendo y determina si, realmente, debes atrasar la actividad por una razón válida y de peso. De lo contrario, olvídate de las excusas y manos a la obra.

7 Evita cualquier distracción

Identifica qué te roba el tiempo, qué actividad poco productiva le quita horas a tu día. Sí, dedicar mucho tiempo a esas pequeñas actividades infructuosas puede hacernos perder el tiempo. Tiempo que podemos dedicarlo a lo realmente importante o urgente.

Por ejemplo, si no son tu medio de trabajo, el revisar o interactuar en las redes sociales, como WhatsApp, Instagram, Twitter o Facebook, pueden robarte varias horas de tu valioso tiempo. Y no es cuestión de no utilizarlas, porque estas redes son herramientas muy útiles, pero siempre debes saber dosificarlas.

Herramientas que te ayudarán a optimizar tu tiempo

Actualmente, existen diversos medios y recursos que pueden ayudarnos a ser más eficientes en nuestro trabajo o nuestra empresa. Algunos de ellos son:

• Servicios de gestión documental. Emplea servicios en línea o software para:

  • Almacenar información.

  • Compartir documentos (de texto, presentaciones, hojas de cálculo) con el equipo de trabajo.

  • Trabajar colaborativamente en el documento compartido.

• Aplicaciones de Notas rápidas. Ya sea en tu dispositivo móvil o en tu ordenador, puedes instalar y utilizar aplicaciones que te permitirán crear listados con las actividades pendientes en el día.

• Software para la gestión empresarial. Optimiza los recursos de tu empresa mediante el uso de programas para el:

  • Control de asistencia, vacaciones y ausencias.

  • Servicio al cliente.

  • Comunicaciones internas.

Si eres capaz de centrar tus esfuerzos, organizar tus actividades y conocer tus habilidades y límites, lograrás una gestión de tiempo eficiente y alcanzarás todas tus metas. Además, gozarás de tiempo para relajarte, para emplearlo en tu recreación o para comenzar a aprender eso que te encanta.

Recuerda que, como empleado o empleador, siempre debes seleccionar las herramientas adecuadas que te servirán para optimizar el tiempo, aprovechar los recursos económicos y humanos y elevar la productividad.

Para gestionar tu empresa desde una intranet corporativa, contar con un entorno colaborativo y que cada empleado pueda gestionar sus propias actividades, puedes contar con nosotros. En Intranet Zenter te ayudamos a organizarte para optimizar tu gestión del tiempo y de recursos.