Toda empresa, sin importar el sector al que pertenezca o el tamaño que tenga, siempre debe estar en la búsqueda de la máxima eficiencia: lograr los objetivos planificados, pero utilizando la menor cantidad de recursos.

En esta búsqueda de la eficiencia es imprescindible facilitar y elevar la colaboración y la comunicación entre los equipos de trabajo y departamentos, organizar la documentación y centralizar la información. Y la mejor forma de conseguirlo es a través del uso de la Intranet.

Qué es Intranet y cómo funciona

El conocer qué es la intranet de una empresa nos proporciona las herramientas necesarias para tomar la mejor y más importante decisión a nivel de gestión.

Una Intranet es una red informática interna, una plataforma digital privada que centraliza toda la información, los datos, los archivos y los sistemas de la organización, para que puedan ser gestionados, de forma exclusiva, por el personal de la misma.

Al ser una red interna en la que se comparte la información y los recursos de la empresa, facilita a los empleados el acceso a estos, por lo tanto, facilita el desarrollo de sus actividades, el trabajo en equipo y la comunicación, sin importar las distancias o el horario.

Intranet es un software de gestión que funciona gracias a Internet, pudiéndose alojar tanto en un servidor de la propia empresa como en la nube. Así que los dispositivos (ordenadores, móviles y tablets) que se utilizan en la empresa se encuentran conectados al servidor o a la nube.

De esta forma, los empleados o líderes de la organización operan la Intranet mediante un usuario propio:

• Cada trabajador/gerente/coordinador accede al intranet mediante una contraseña y un nombre de usuario.

• Cada usuario cuenta con características diferentes en su perfil o cuenta. Teniendo ciertos privilegios, según el rol o las funciones que cumpla dentro de la organización.

• Cada usuario tendrá acceso a la información que se relacione con su trabajo. Por lo que, según su puesto y responsabilidades, éste tendrá más o menos acceso a datos y archivos.

• Los puestos gerenciales cuentan con acceso a la información privilegiada, confidencial y estratégica para la empresa.

Para qué sirve una Intranet Corporativa

Que Intranet Corporativa es uno de los mejores canales para la comunicación, no es un secreto. A través de esta plataforma los trabajadores, gerentes y departamentos pueden enviar y recibir información relevante para la operatividad de la organización.

Entre los diversos ejemplos de Intranet empresarial está la capacidad del departamento de Recursos Humanos para informar, a cada empleado, la necesidad de actualizar los datos del domicilio, enviándoles, adjunto a la comunicación, el formulario que deben completar.

También, el equipo multidisciplinario de un proyecto puede compartir documentos, información, opiniones, incluso si están de viaje o reunidos fuera de la empresa.

Características de una buena Intranet

Para poder lograr la conexión entre los colaboradores de la corporación y centralizar la información, es importante que la Intranet se adapte 100% a los procesos de gestión de la empresa, siempre cumpliendo con algunas características:

• Acepte usuarios ilimitadamente.

• Incluya sistema de gestión para documentos y nóminas

• Incorpore mensajería interna.

• Cuente con sistemas de gestión para ausencias, vacaciones, asistencias, etc.

• Incluya un control de horarios de empleados.

• Ofrezca el sistema para la administración de actividades y proyectos.

• Incluya la plataforma de extranet para la comunicación con el cliente.

Ventajas de una Intranet para las empresas

Toda esta interconectividad entre empleados y departamentos de una organización trae múltiples ventajas, tanto en la comunicación como en la organización de la empresa.

Seguridad

Debido a la segmentación y acceso limitado de información según el perfil del usuario, el implementar una Intranet en la empresa supone una gran seguridad para los archivos y datos estratégicos. Además, posee sistemas y herramientas de seguridad para que agentes externos (competidores y hackers) no puedan acceder a dicha plataforma.

Productividad

La Intranet permite usar el mínimo de los recursos económicos y humanos para alcanzar el máximo rendimiento. Puesto que cada actividad se podrá realizar en menor tiempo debido a:

• La organización de la información, que se traduce en la búsqueda fácil.

• La comunicación eficaz.

• El incremento de la colaboración.

Comunicación eficaz

La comunicación entre todos los actores que componen la empresa se vuelve más rápida y eficiente con la Intranet. Esto es gracias al sistema de mensajería interna con notificaciones directas y grupales que posee.

Además, el trabajador/gerente/coordinador puede ingresar al sistema desde cualquier lugar. Por lo que las actividades no se detienen por el simple hecho de que el empleado no se encuentre en la sede de la empresa.

Centralización

Con el uso de la Intranet se logra centralizar toda la información, archivos y sistemas en una sola plataforma. Esto facilita la organización de la empresa y reduce el tiempo en la búsqueda de datos o archivos. Incluso puede proporcionar mayor seguridad a la información.

Ahorro de recursos

Es cierto que el implementar Intranet necesita de cierta inversión inicial. Pero a medio plazo el uso de esta red privada genera el ahorro de recursos:

• Tiempo.

• Dinero.

• Esfuerzo humano.

Colaboración

La Intranet sirve para que se fomente la comunicación y el trabajo colaborativo, ya sean entre empleados, entre equipos de trabajo, entre departamentos, etc. Porque es una red rápida, que acorta las distancias y facilita el envío de archivos, así como su almacenamiento.

Esta plataforma puede, incluso, servir de medio para que los empleados/gerentes/coordinadores puedan difundir sus propios conocimientos. Por ejemplo, a través de foros o correos electrónicos.

Hay que recordar que, una empresa solo puede operar cuando todos sus componentes están verdaderamente conectados. En una organización nadie puede trabajar aislado, por lo tanto, todo sistema que fomente la comunicación y la colaboración debe ser visto como un aliado, jamás como un gasto.

De esto y más trata la Intranet, porque es un sistema de gestión, interno e integral, que centraliza toda la información de tu empresa, que te ahorra tiempo, dinero y esfuerzo humano y que fomenta en los empleados el trabajo en equipo que necesita una corporación para su crecimiento.

Para centralizar toda la gestión e información en un solo lugar, incrementar tu productividad y hacer crecer tu empresa, contáctanos. Olvida para siempre esos archivos dispersos de Excel o Word y esas notas o comunicaciones en papel. ¡Pásate a Intranet Zenter!