Las herramientas digitales son vitales para que las empresas tengan acceso a un constante flujo de información, principalmente las herramientas que ayudan y optimizan la comunicación interna entre empleados y departamentos.
Esta comunicación interna constituye la fuerza cohesiva que impulsa la productividad empresarial. Y la herramienta que propicia tal entorno colaborativo y atractivo para la organización es la Intranet.
Una Intranet Corporativa es una red privada interna que emplea una empresa para la distribución de información valiosa entre los equipos de trabajo. Pero ¿ qué tan efectiva es? ¿Cuáles son las grandes ventajas del desarrollo de una Intranet Corporativa?
1. Propicia y mejora la comunicación interna de la empresa
Entre las principales ventajas de una Intranet empresarial está la de fomentar la comunicación efectiva interna de la empresa. Porque facilita que los usuarios compartan los conocimientos, que los equipos agilicen sus proyectos mediante comunicaciones instantáneas y que se mantenga actualizada la información útil para los departamentos.
La comunicación es el eje central de una organización. Y como tal, una Intranet facilita el flujo de la comunicación en ambos sentidos y el aprendizaje continuo. Una vez compartida la información, todos los usuarios pueden conocerla y comentar.
2. La gestión de RRHH se fortalece
El desarrollo de una Intranet Corporativa ofrece al departamento de RRHH un directorio de usuario actualizado y con información importante, como sus habilidades técnicas y su ubicación.
Además, la Intranet empresarial facilita la rápida incorporación de los trabajadores a sus funciones, ofreciéndoles a éstos un núcleo con información institucional.
3. Fomenta el intercambio orgánico de conocimientos
El compartir conocimientos constituye una de las principales causas del incremento de rendimiento en una organización. Y entre los objetivos del diseño de una Intranet Corporativa está el de facilitar el natural intercambio de conocimientos entre empleados, profundizando las conexiones entre equipos de trabajo.
Además, permite la participación activa y la transmisión de conocimiento de los líderes de proyecto de la empresa, mediante la creación de foros o publicaciones en blog institucionales.
4. Ayuda a optimizar el tiempo y los recursos
Una Intranet empresarial integra funciones de chat para la comunicación efectiva interna, facilitando la transmisión de información y el envío de comentarios y notas rápidas. Lo que permite emplear el tiempo de forma productiva, reduciendo las reuniones y correos electrónicos innecesarios.
5. Facilita la búsqueda de información
Una Intranet es un centro de información para toda la organización, que se alimenta del intercambio de documentos, informes, datos y envío de notificaciones. Un intercambio realmente valioso para la ejecución del trabajo a todos los niveles.
La interfaz una Intranet Corporativa también facilita las herramientas de búsqueda para conseguir oportunamente esa información requerida por el usuario.
6.Ahorro de recursos para el departamento de TI
El software para Intranet Corporativa ayuda al departamento de TI en su organización, haciendo más accesible las herramientas, las aplicaciones y la información de la corporación desde un espacio central de trabajo.
Por lo tanto, el equipo de TI no tendrá que rastrear recursos. La Intranet le facilita suministrar asistencia sin problemas de conexión y sin importar el sitio geográfico en el que se encuentre el empleado.
7. Otorga seguridad a la información de la corporación
El desarrollo de una Intranet Corporativa permite una configuración avanzada para la seguridad de la información almacenada más sensible y confidencial.
Entre las funcionalidades de seguridad se encuentra la gestión de contraseñas. La mejor Intranet siempre utiliza el inicio de sesión único y la autenticación de dos factores para el acceso de los empleados.
8. Incrementa la productividad de los empleados
Un software para Intranet Corporativa crea un centro digital de trabajo, en el que los empleados conectados cuentan con un universo de herramientas y funcionalidades para la realización de sus proyectos.
Por ejemplo, una Intranet presenta la integración de tecnologías como Microsoft 365 y Google Cloud Search y otras aplicaciones como Box o Jira. Herramientas que facilitan la gestión del proyecto, la administración de tareas y el seguimiento de incidencias para la resolución oportuna de errores.
9. Ayuda a la toma de decisiones
Tanto la información almacenada en la Intranet empresarial como su análisis de tendencias y patrones de los usuarios, ayudan al nivel gerencial de la corporación en la toma de decisiones rápidas y difíciles.
La Intranet ofrece paneles de datos para el monitoreo de sesiones y campañas para el compromiso de los empleados. También cuantifica el interés de la plantilla laboral sobre una temática determinada.
10. Facilita el trabajo desde cualquier lugar
Un software para Intranet Corporativa, albergado en la nube y compatible con los dispositivos móviles, facilita el trabajo remoto desde cualquier parte del mundo.
Además, permite que los empleados o líderes de la organización puedan mantenerse actualizados e informados y puedan interactuar con el equipo de trabajo, sin necesidad de tener al alcance un ordenador.
11. Ofrece una experiencia personalizada al usuario
La Intranet empresarial facilita el incremento de la productividad individual, gracias a que ofrece una experiencia personalizada al usuario. Según el perfil del empleado, éste podrá tener acceso instantáneo a los datos e información que le sean relevantes y pertinentes.
12. Ofrece claridad organizativa
Entre las ventajas que ofrece el desarrollo de una Intranet Corporativa está la creación de organigramas dinámicos, indispensables para visualizar y facilitar el entendimiento de la estructura de jerarquía de la empresa.
Esta funcionalidad facilita el agregado de capas de información, como las características de los perfiles individuales u otros datos adicionales que ayuden a hacer comprender las responsabilidades de cada puesto en la organización.
El desarrollo de una Intranet Corporativa facilita la comunicación interna, incentiva el compromiso de los trabajadores y optimiza las gestiones de cada grupo de trabajo.
Por supuesto, para que una Intranet realmente sea eficaz, debe ajustarse a las necesidades de la corporación, siempre en conjunto con la debida orientación a los empleados.
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